Endlich gelebte Professionalität und neue Jobs

Die Diakonie Pfingstweid e. V. setzt seit Jahren aus Überzeugung auf das ERP-System UniPPS®, besonders Herr Arndt Götzfried – Standortleiter in Pfingstweid – möchte das ERP-System und die Unterstützung durch das Support Team der UniPPS GmbH business solutions und dessen Fachwissen nicht mehr missen.

Diakonie Pfingstweid e. V. mit Hauptsitz in Tettnang ist Teil der diakonischen Behindertenhilfe und hat ca. 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Besonders für Menschen mit den unterschiedlichsten Einschränkungen bietet Pfingstweid eine gesteigerte Lebensqualität durch die Möglichkeit der Teilnahme am öffentlichen Leben und der Kontaktpflege zur Herkunftsfamilie, sowie eine geregelte Tagesstruktur mit Arbeit, Wohnung und Freizeit. Immer getreu nach ihrem Slogan: Wir sind da!

Bereits seit ca. 1850 – damals unter dem Namen Pfingstweide – steht die Diakonie Pfingstweid e. V. Menschen mit Behinderung zur Seite und wird seinem Inklusions- und Integrationsauftrag mehr als gerecht. Die Einrichtung finanziert sich durch Eigenerträge (Gesamtumsatz ca. 17 Millionen Euro), Spenden und Kostenträger wie z. B. dem Bodenseekreis.

Neben Industrieaufträgen u. a. für die ZF-Friedrichshafen und ifm-Tettnang bietet die Diakonie Pfingstweid e. V. vielfältige Eigenprodukte. In der Schreinerei werden neben den Aufträgen für die Industrie, Insektennisthölzer, Bänke und Tische für Haus und Garten, u.v.m. gefertigt. Hier entsteht auch sehr hochwertiges Holzspielzeug, das zum Teil mit dem Siegel spiel gut® vom Arbeitsausschuss Kinderspiel und Spielzeug ausgezeichnet ist. Weitere Angebote der WfbM an den verschiedenen Standorten (Tettnang, Friedrichshafen und Pfingstweid sowie einer integrativen Arbeitsgruppe in der ZF AG Friedrichshafen) sind die Metallverarbeitung, Behälterreingung, Verpackung, Montagearbeiten, Just-in-sequence-Kommissionierung, Bioland-Gärtnerei, Wäscherei, Küche & Cafeteria, integrative Arbeitsplätze, etc.

In einem ersten Schritt wurden im Jahr 2006 die bis dahin handgestrickten Lösungen für die Auftrags- und Teileverwaltung durch das ERP-System UniPPS® ersetzt. Diese doch sehr überschaubare Umstellung konnte sehr kurzfristig und problemlos durchgeführt werden und vereinfachte den Arbeitsalltag für unseren damaligen Werkstattleiter und die Kolleginnen und Kollegen in der Auftragsbearbeitung enorm.

Die Schreinerei der Diakonie Pfingstweid e.V. war dann im Jahr 2014 der Auslöser, warum man sich auf die Suche nach einem umfangreichen ERP-System begab. Der Aufbau eines eigenen Vertriebes und die daraus resultierende Notwendigkeit entsprechender Strukturen in Bezug auf die Warenwirtschaft verlangte nach einer passenden ERP-Lösung.

Das Release Gremium – bestehend aus den Mitgliedern der IT-Abteilung, externen IT-Fachberatern, dem Vorstand der Diakonie Pfingstweid e. V. und der Bereichsleitung sowie die Standortleitungen der WfbM – wurde einberufen und stellte ein umfangreiches Lastenheft für die Auswahl des geeigneten ERP-Systems zusammen.  Während des Auswahlverfahrens wurde auch die bereits seit 2006 für die Auftrags- und Teileverwaltung eingesetzte ERP-Lösung UniPPS® nicht außer Acht gelassen, machte schließlich das Rennen und wurde noch im selben Jahr eingeführt.

Nachdem die Hauptverantwortlichen für UniPPS® – Herr Arndt Götzfried und Herr Armin Müller – das ERP-System auf Herz und Nieren, auf der eigens hierfür angelegten Testdatenbank, geprüft hatten, waren die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell geschult. Für die tägliche Arbeit erhielten diese – von Herrn Götzfried in Zusammenarbeit mit Herrn Grözinger von der UniPPS GmbH business solutions – eine einfache aber umfangreiche Dokumentation zur täglichen Arbeit. Positiv hebt Herr Götzfried das Fachwissen und die Kompetenz der Mitarbeiter des Supports der UniPPS GmbH business solutions hervor, auf die er jederzeit gerne zurückgreift.

„UniPPS® beherrscht alles was wir brauchen in Perfektion“ – so der Standortleiter der WfbM Herr Arndt Götzfried. „Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das von A-Z alles abdeckt und haben mit dem ERP-System UniPPS® genau das gefunden, was wir gesucht haben.“

Aktuell umfasst die UniPPS®-Datenbank genau 19600 Teile, wie Hr. Götzfried stolz berichtet, die Bestandsführung hierzu lief vor der Umstellung auf das ERP-System UniPPS® nur auf Sicht. Fehler waren so vorprogrammiert. Seit der Umstellung konnte die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden und es kann endlich Professionalität gelebt werden, da z. B. alle notwendigen Dokumente einen einheitlichen Look haben, das kommt auch bei den Kunden gut an.

Als Highlights der ERP-Lösung UniPPS® bezeichnet Herr Götzfried von der Diakonie Pfingstweid e. V., neben der jetzt gelebten Professionalität, dass nur ein Tool von der Kundenanfrage bis zur Fakturierung benötigt wird. Selbst der Einkauf arbeitet seit der Umstellung auf das ERP-System UniPPS® effizienter, da hier eine direkte Anbindung besteht. Die Kalkulation auf Basis der eigens eingepflegten Preise erleichtert den täglichen Arbeitsalltag. Fehler bei der Materialwirtschaft sind Geschichte an deren Stelle sind Struktur und Prozesssicherheit getreten.

Ein großer Effekt der Einführung der ERP-Lösung UniPPS® ist, neben der neuen Struktur der Warensteuerung, dass sich auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den WfbMs das wirtschaftliche Denken gefestigt hat. Des Weiteren konnte durch die Einführung von UniPPS® ein neuer Arbeitsplatz für einen behinderten Mann (plus 2 Vertretungen) im Lager geschaffen werden.

„Die ERP-Lösung UniPPS® ist perfekt für uns“ stellt Hr. Götzfried abschließend fest. „Sogar bei der Erstellung von Arbeitsplänen hilft UniPPS®, da es in der Lage ist, die besonderen Fähigkeiten und Anforderungen unserer Klienten zu berücksichtigen. Wir können von der Angebotskalkulation über die Arbeitsplanerstellung bis hin zur Vorbereitung der Abrechnung inklusive der Ausgleichabgabe auch unsere normalen Betriebsabläufe über das ERP-System UniPPS® steuern.“

Da UniPPS® sehr flexibel ist, wird hier auch für die Diakonie Pfingstweid e.V. noch nicht Schluss sein, denn noch sind nicht alle Bereiche an UniPPS® angebunden. In nicht allzu ferner Zukunft plant der Bereich Tagesstruktur die Anbindung einer Ladenkasse für den geplanten neuen Hofladen an das ERP-System UniPPS®. Hiermit möchte die Diakonie Pfingstweid e.V. mittelfristig in die Direktvermarktung der Holzprodukte einsteigen.

Arndt Götzfried von der Diakonie Pfingstweid e. V. zieht ein positives Fazit: „UniPPS® ist das perfekte ERP-System für uns und verfügt über eine beeindruckende Komplexität.“ und freut sich bereits jetzt auf die o. a. Projekte mit der UniPPS GmbH business solutions.